L’essentiel
Les obligations varient d’un pays à l’autre, mais presque toutes les factures devraient comporter :
- Le mot « Facture » (ou l’intitulé exigé dans votre pays).
- Le nom ou la raison sociale de votre activité, son adresse et vos coordonnées.
- Votre numéro d’identification fiscale ou de TVA, si vous en avez un.
- Le nom et l’adresse du client, et son numéro de TVA pour les ventes entre entreprises lorsque c’est requis.
- Un numéro de facture unique.
- La date d’émission et, le cas échéant, la date de livraison ou d’exécution de la prestation.
- La description, la quantité et le prix de chaque ligne.
- Le total hors taxes, le taux et le montant de la taxe, et le total à payer.
- La date d’échéance et le mode de paiement.
Numéroter ses factures
Chaque facture a son propre numéro, et la numérotation doit être continue, sans trou. Dans de nombreux pays, l’administration recherche les numéros manquants, qui peuvent laisser penser à une vente non déclarée. Si vous annulez une facture, conservez son numéro et émettez un avoir au lieu de la supprimer.
Les formats simples sont les meilleurs : un numéro continu (F-0001, F-0002), un préfixe d’année remis à zéro chaque année (2026-001) ou un code client (ACME-014). Notre générateur propose automatiquement le numéro suivant à partir de la dernière facture téléchargée.
Dates et conditions de paiement
La date de facture est le jour où vous l’émettez. L’échéance est la date à laquelle vous attendez le paiement. Les conditions de paiement décrivent le délai entre les deux. Voici les plus courantes :
| Condition | Signification |
|---|---|
| À réception | Le paiement est attendu dès l’arrivée de la facture. |
| À 15 ou 30 jours | Le paiement est dû 15 ou 30 jours après la date de la facture. |
| Fin de mois | Le paiement est dû à la fin du mois d’émission. |
| Escompte pour paiement anticipé | Par exemple 2 % de remise si le paiement intervient sous 10 jours, sinon le montant total à 30 jours. |
Indiquez toujours une date précise en plus du délai. « Échéance le 14 mars » est plus clair que « à 30 jours ». Dans de nombreux pays, la loi plafonne les délais de paiement entre entreprises : vérifiez ceux qui s’appliquent à vous.
Rédiger les lignes
C’est dans les lignes que naissent la plupart des questions. Décrivez chaque élément de façon à ce qu’une personne extérieure au projet le comprenne.
- Au lieu de « Travaux de design », écrivez « Maquette de la page d’accueil, deux séries de corrections ».
- Pour un travail à l’heure, mettez les heures en quantité et le taux horaire en prix unitaire.
- Ajoutez des dates ou des références quand vous facturez beaucoup d’éléments similaires, comme des dates de livraison ou des numéros de ticket.
- Découpez les gros projets en étapes pour que le client voie le coût de chaque partie.
Ajouter la taxe
Si vous êtes assujetti à la TVA ou à une taxe équivalente, indiquez le taux et le montant de la taxe séparément du prix. Nommez la taxe comme dans votre pays : dans notre générateur, cliquez sur TVA pour la renommer en TPS, TVQ ou autre.
Certaines situations ont des règles particulières. En France, une micro-entreprise non assujettie indique par exemple « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Vendre à une entreprise d’un autre pays de l’UE peut impliquer de ne pas facturer la TVA et d’ajouter la mention « Autoliquidation ». Ces règles étant propres à chaque pays, consultez votre administration fiscale ou un expert-comptable.
Facturer des clients à l’étranger
Mettez-vous d’accord sur la devise avant de commencer. Facturer dans la devise du client lui facilite la vie, mais le risque de change est pour vous. Facturer dans votre devise transfère ce risque au client.
- Indiquez clairement la devise. Écrire « USD » plutôt que « $ » évite la confusion avec le dollar canadien ou australien. Notre générateur peut afficher les codes de devise.
- Indiquez les coordonnées nécessaires pour un virement international, comme l’IBAN et le code SWIFT/BIC.
- Convenez de qui paie les frais bancaires et mentionnez-le dans les conditions.
Envoyer la facture
Envoyez vos factures en PDF : elles s’affichent pareil partout et se modifient difficilement par erreur. Utilisez un objet clair, comme « Facture F-0042 de Studio Lumen, échéance le 14 mars », et adressez-la à la personne qui paie, pas seulement à votre interlocuteur habituel. Un court message aimable rappelant le montant et l’échéance aide aussi.
Les erreurs à éviter
- Oublier l’échéance ou les coordonnées de paiement.
- Réutiliser ou sauter des numéros de facture.
- Des descriptions vagues qui entraînent questions et retards.
- Un nom ou une adresse de client erronés, surtout dans les grands groupes qui comptent plusieurs sociétés.
- Envoyer la facture des semaines après la fin du travail. Facturez dès que possible.
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