Fatura nasıl hazırlanır

Temel bilgiler

Gereklilikler ülkeden ülkeye değişir, ama neredeyse her faturada şunlar olmalıdır:

• “Fatura” kelimesi (veya ülkenizin istediği belge adı).
• İşletmenizin adı veya unvanı, adresi ve iletişim bilgileri.
• Vergi dairesi ve vergi numaranız ya da KDV kimlik numaranız.
• Müşterinin adı ve adresi; işletmeler arası satışta gerekiyorsa vergi numarası.
• Benzersiz bir fatura numarası.
• Fatura tarihi ve gerekiyorsa teslim ya da hizmet tarihi.
• Her kalemin açıklaması, miktarı ve fiyatı.
• Ara toplam, vergi oranı ve tutarı, ödenecek toplam.
• Son ödeme tarihi ve ödeme şekli.

Faturaları numaralandırmak

Her faturanın kendi numarası olmalı ve numaralar boşluksuz ilerlemelidir. Birçok ülkede vergi idareleri boşlukları arar, çünkü eksik bir numara kayda geçmemiş bir satışa işaret edebilir. Bir faturayı iptal ederseniz numarasını koruyun ve silmek yerine iade faturası veya düzeltme belgesi düzenleyin.

Basit biçimler en iyisidir: sıralı numara (FTR-0001, FTR-0002), her yıl yeniden başlayan yıl önekli numara (2026-001) veya müşteri kodu (ACME-014). Oluşturucumuz son indirdiğiniz faturaya bakarak sıradaki numarayı otomatik önerir.

Tarihler ve ödeme koşulları

Fatura tarihi, faturayı düzenlediğiniz gündür. Son ödeme tarihi, ödemeyi beklediğiniz gündür. Ödeme koşulları ikisi arasındaki süreyi tanımlar. En yaygın olanlar:

Vadenin yanına her zaman somut bir tarih yazın. “14 Mart’a kadar” ifadesini yanlış anlamak “30 gün”den daha zordur.

Kalemleri yazmak

Soruların çoğu kalemlerden çıkar. Her kalemi projeyle ilgisi olmayan birinin bile anlayacağı şekilde yazın.

• “Tasarım işi” yerine “Ana sayfa tasarımı, iki revizyon” yazın.
• Saatlik işlerde miktara saati, birim fiyata saat ücretini yazın.
• Çok sayıda benzer kalem faturaluyorsanız tarih veya referans ekleyin; teslim tarihleri ya da talep numaraları gibi.
• Büyük işleri aşamalara bölün ki müşteri her parçanın maliyetini görsün.

Vergi eklemek

KDV veya benzeri bir vergiye tabiyseniz vergi oranını ve tutarını fiyattan ayrı gösterin. Vergiyi ülkenizdeki adıyla yazın; oluşturucumuzda KDV etiketine tıklayıp değiştirebilirsiniz.

Bazı durumların özel kuralları vardır. Yurt dışındaki işletmelere verilen hizmetler çoğu zaman yerel KDV dışında kalabilir; bazı mal ve hizmetler istisnadır veya indirimli oranlıdır. Türkiye’de ayrıca birçok işletme için e-Fatura veya e-Arşiv zorunluluğu bulunur. Bu kurallar ülkeye özgü olduğu için vergi idarenizin açıklamalarına bakın veya mali müşavirinize sorun.

Yurt dışındaki müşterilere fatura

İşe başlamadan para biriminde anlaşın. Müşterinin para biriminde fatura kesmek onun için kolaydır ama kur riski sizdedir. Kendi para biriminizde kesmek bu riski müşteriye geçirir.

• Para birimini açıkça yazın. “$” yerine “USD” yazmak Kanada veya Avustralya doları ile karışmasını önler. Oluşturucumuz para birimi kodlarını gösterebilir.
• Uluslararası havale için gereken bilgileri ekleyin: IBAN ve SWIFT/BIC kodu.
• Banka masraflarını kimin ödeyeceğinde anlaşın ve koşullarda belirtin.

Faturayı göndermek

Faturaları PDF olarak gönderin; her cihazda aynı görünür ve yanlışlıkla değiştirilmesi zordur. “Studio Lumen’den FTR-0042 numaralı fatura, son ödeme 14 Mart” gibi açık bir konu kullanın ve faturayı yalnızca birlikte çalıştığınız kişiye değil, ödemeyi yapan kişiye gönderin. Tutarı ve son tarihi belirten kısa, nazik bir mesaj da işe yarar.

Kaçınılması gereken hatalar

• Son ödeme tarihini veya ödeme bilgilerini unutmak.
• Fatura numaralarını tekrarlamak veya atlamak.
• Soru ve gecikmeye yol açan belirsiz açıklamalar.
• Özellikle birden fazla şirketi olan gruplarda yanlış müşteri adı veya adresi.
• Faturayı iş bittikten haftalar sonra göndermek. Mümkün olan en kısa sürede fatura kesin.