Come fare le fatture

L’essenziale

I requisiti variano da paese a paese, ma quasi tutte le fatture dovrebbero contenere:

• La parola «Fattura» (o la dicitura richiesta nel tuo paese).
• Nome o ragione sociale, indirizzo e contatti della tua attività.
• La tua partita IVA o il numero di identificazione fiscale.
• Nome e indirizzo del cliente e, nelle vendite tra aziende, la sua partita IVA quando richiesta.
• Un numero di fattura univoco.
• La data di emissione e, se diversa, la data della consegna o della prestazione.
• Descrizione, quantità e prezzo di ogni voce.
• Imponibile, aliquota e importo dell’imposta, e il totale da pagare.
• La scadenza e le modalità di pagamento.

Numerare le fatture

Ogni fattura ha il suo numero e la numerazione deve essere progressiva e senza buchi. In molti paesi il fisco cerca i numeri mancanti, perché possono indicare una vendita non registrata. Se annulli una fattura, conserva il numero ed emetti una nota di credito invece di cancellarla.

I formati semplici sono i migliori: un numero progressivo (1, 2, 3), un prefisso con l’anno che riparte ogni anno (2026-001) o un codice cliente (ACME-014). Il nostro generatore propone in automatico il numero successivo in base all’ultima fattura scaricata.

Date e condizioni di pagamento

La data della fattura è il giorno in cui la emetti. La scadenza è quando ti aspetti di essere pagato. Le condizioni di pagamento descrivono il tempo tra le due. Queste sono le più comuni:

Scrivi sempre una data precisa oltre al termine. «Scadenza 14 marzo» è più difficile da fraintendere di «30 giorni».

Descrivere le voci

Le voci sono la fonte della maggior parte delle domande. Descrivile in modo che anche chi non ha seguito il progetto le capisca.

• Invece di «Lavori di grafica», scrivi «Grafica della home page, due giri di revisioni».
• Per il lavoro a ore, metti le ore come quantità e la tariffa oraria come prezzo.
• Aggiungi date o riferimenti quando fatturi molte voci simili, come date di consegna o numeri di ticket.
• Dividi i lavori grandi in fasi, così il cliente vede quanto costa ogni parte.

Aggiungere l’imposta

Se applichi l’IVA o un’imposta simile, indica aliquota e importo separati dal prezzo. Chiama l’imposta come nel tuo paese: nel nostro generatore puoi fare clic su IVA e rinominarla.

Alcuni casi hanno regole particolari. In Italia, chi è in regime forfettario non applica l’IVA e riporta la dicitura prevista dalla legge; le prestazioni ad aziende di altri paesi UE possono richiedere l’«inversione contabile». Inoltre, tra soggetti con partita IVA italiana la fattura valida ai fini fiscali è quella elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio: il PDF serve come copia di cortesia. Verifica sempre con il commercialista.

Fatturare a clienti esteri

Concordate la valuta prima di iniziare. Fatturare nella valuta del cliente è comodo per lui, ma il rischio di cambio è tuo. Fatturare nella tua valuta lo sposta sul cliente.

• Indica la valuta in modo chiaro. Scrivere «USD» invece di «$» evita confusione con altri dollari. Il nostro generatore può mostrare i codici valuta.
• Inserisci i dati per un bonifico internazionale, come IBAN e codice SWIFT/BIC.
• Concordate chi paga le commissioni bancarie e scrivilo nelle condizioni.

Inviare la fattura

Invia le fatture in PDF: si vedono uguali su ogni dispositivo e sono difficili da modificare per errore. Usa un oggetto chiaro, come «Fattura 42 di Studio Lumen, scadenza 14 marzo», e indirizzala a chi paga, non solo alla persona con cui hai lavorato. Un breve messaggio cordiale con importo e scadenza aiuta.

Errori da evitare

• Dimenticare la scadenza o i dati di pagamento.
• Ripetere o saltare numeri di fattura.
• Descrizioni vaghe che causano domande e ritardi.
• Nome o indirizzo del cliente sbagliati, soprattutto nei gruppi con più società.
• Inviare la fattura settimane dopo la fine del lavoro. Fattura il prima possibile.