Главное
Требования различаются по странам, но почти в каждом счёте должны быть:
- Слово «Счёт» или название документа, принятое в вашей стране.
- Название или имя продавца, адрес и контакты.
- Ваш налоговый номер, например ИНН или номер плательщика НДС.
- Название и адрес клиента, а при продажах между компаниями — его налоговый номер, если требуется.
- Уникальный номер счёта.
- Дата выставления и, если нужно, дата поставки или оказания услуги.
- Описание, количество и цена каждой позиции.
- Сумма без налога, ставка и сумма налога, итог к оплате.
- Срок и способ оплаты, банковские реквизиты.
Нумерация счетов
У каждого счёта свой номер, и нумерация должна идти без пропусков. Во многих странах налоговые органы ищут пропуски, ведь недостающий номер может означать неучтённую продажу. Если счёт аннулирован, сохраните его номер и оформите корректировочный документ, а не удаляйте счёт.
Лучше всего работают простые форматы: сквозной номер (1, 2, 3), номер с годом, который начинается заново каждый год (2026-001), или код клиента (ACME-014). Наш генератор сам предлагает следующий номер на основе последнего скачанного счёта.
Даты и условия оплаты
Дата счёта — это день выставления. Срок оплаты — день, к которому вы ждёте деньги. Условия оплаты описывают промежуток между ними. Самые распространённые:
| Условие | Значение |
|---|---|
| Оплата по получении | Оплата ожидается сразу после получения счёта. |
| 5, 10 или 30 дней | Оплата в течение 5, 10 или 30 дней с даты счёта. |
| До конца месяца | Оплата до конца месяца, в котором выставлен счёт. |
| Скидка за раннюю оплату | Например, 2% скидки при оплате за 10 дней, иначе полная сумма за 30 дней. |
Всегда пишите конкретную дату в дополнение к сроку. «Оплатить до 14 марта» сложнее понять неправильно, чем «30 дней».
Описание позиций
Больше всего вопросов возникает из-за позиций. Описывайте каждую так, чтобы её понял человек, не участвовавший в проекте.
- Вместо «Дизайнерские работы» напишите «Дизайн главной страницы, два раунда правок».
- При почасовой работе укажите часы как количество, а ставку за час как цену.
- Добавляйте даты или номера, если в счёте много похожих позиций, например даты поставок или номера заявок.
- Разбивайте большие проекты на этапы, чтобы клиент видел стоимость каждой части.
Налог
Если вы плательщик НДС или аналогичного налога, указывайте ставку и сумму налога отдельно от цены. Называйте налог так, как принято в вашей стране; в нашем генераторе нажмите на «НДС», чтобы изменить подпись.
Для некоторых ситуаций есть особые правила. Например, при упрощённой системе налогообложения в России НДС часто не начисляется, и в счёте пишут «Без НДС». При услугах иностранным компаниям могут действовать правила о месте реализации или «обратного начисления». Поскольку правила зависят от страны, уточните их в налоговой службе или у бухгалтера.
Счета для иностранных клиентов
Договоритесь о валюте до начала работы. Счёт в валюте клиента удобен ему, но курсовой риск ложится на вас. Счёт в вашей валюте перекладывает этот риск на клиента.
- Указывайте валюту однозначно. «USD» вместо «$» исключает путаницу с канадским или австралийским долларом. Наш генератор умеет показывать коды валют.
- Добавьте реквизиты для международного перевода, например IBAN и SWIFT/BIC.
- Договоритесь, кто оплачивает банковские комиссии, и укажите это в условиях.
Отправка счёта
Отправляйте счета в PDF: они одинаково выглядят на любом устройстве и их сложно случайно изменить. Используйте понятную тему письма, например «Счёт № 42 от студии Lumen, оплатить до 14 марта», и отправляйте его тому, кто платит, а не только своему контактному лицу. Короткое вежливое сообщение с суммой и сроком тоже помогает.
Частые ошибки
- Забыть срок оплаты или реквизиты.
- Повторять или пропускать номера счетов.
- Размытые описания, из-за которых возникают вопросы и задержки.
- Неверное название или адрес клиента, особенно в группах из нескольких компаний.
- Отправлять счёт через несколько недель после окончания работы. Выставляйте его как можно скорее.
Готовы применить на практике? Создайте бесплатный счёт за пару минут.