Как получать оплату вовремя

Договоритесь об оплате до начала работы

Проще всего решить те проблемы с оплатой, которые не возникают вовсе. Перед любым крупным заказом зафиксируйте письменно цену, объём работы, когда вы выставите счёт и сколько времени у клиента на оплату. Письмо, на которое клиент ответил «согласен», намного лучше, чем ничего.

Для крупных или длинных проектов просите предоплату. Многие фрилансеры берут 30–50% заранее или выставляют счета по этапам: на старте, в середине и при сдаче. Предоплата снижает ваш риск и показывает серьёзность клиента.

Сделайте оплату удобной

Каждый лишний шаг между клиентом и оплатой добавляет задержку. Уберите как можно больше.

• Указывайте в каждом счёте полные реквизиты: получателя, банк, номер счёта, а для международных платежей — IBAN и SWIFT/BIC.
• Предлагайте удобные клиентам способы оплаты: банковский перевод, карту или платёжную ссылку надёжного сервиса.
• Просите указывать номер счёта в назначении платежа, чтобы легко сопоставлять поступления.
• Отправляйте счёт нужному человеку. В крупных компаниях это часто бухгалтерия, а не ваш контакт.

Выбирайте разумные сроки

Короткие сроки обычно означают более быструю оплату. Для фрилансеров и небольших заказов часто ставят 5–10 рабочих дней, а крупные компании нередко требуют 30 дней и больше. Что бы вы ни выбрали, будьте последовательны и указывайте конкретную дату.

Ускорить оплату поможет небольшая скидка, например 2% при оплате за 10 дней. В условиях можно предусмотреть и пени за просрочку. Во многих странах неустойки и проценты регулируются законом и договором, поэтому проверьте, что применимо к вам и клиенту.

Вежливый график напоминаний

Напоминания работают лучше всего, когда они дружелюбные, регулярные и ожидаемые. Вот график, которым пользуются многие небольшие компании:

1. За три дня до срока: короткое дружелюбное сообщение, что срок оплаты скоро наступит.
2. В день срока: напоминание со счётом во вложении и реквизитами в тексте письма.
3. Через семь дней после срока: более настойчивое сообщение с просьбой назвать дату оплаты.
4. Через четырнадцать дней: звонок или сообщение тому, кто утверждает платежи.
5. Через тридцать дней: официальная претензия с суммой, неустойкой, если она есть, и дальнейшими шагами.

Первое напоминание может быть совсем простым:

Если клиент не платит

Сохраняйте спокойствие и профессионализм. Чаще всего просрочки связаны с нехваткой денег или внутренними согласованиями, а не со злым умыслом. Прямо спросите, когда ждать оплату, и предложите рассрочку, если это поможет получить всю сумму.

Если не помогло, есть формальные шаги: письменная претензия, приостановка работ, коллекторское агентство или суд. Порядок и ограничения различаются по странам, поэтому ознакомьтесь с официальной информацией. Сохраняйте договорённости, счета и все напоминания — это ваши доказательства.

Следите, кто заплатил

Отмечайте счета оплаченными сразу после поступления денег. Простой список с номером, клиентом, суммой, сроком и датой оплаты покажет, кто и сколько вам должен. Наша страница Мои счета хранит всё, что вы скачиваете, и позволяет выгрузить данные в таблицу.