Op tijd betaald worden

Spreek de betaling af voordat je begint

De makkelijkste betalingsproblemen zijn die nooit ontstaan. Leg vóór elke grotere opdracht schriftelijk vast wat de prijs is, wat erbij hoort, wanneer je factureert en hoe lang de klant heeft om te betalen. Een e-mail waarop de klant ‘akkoord’ antwoordt, is veel beter dan niets.

Vraag bij grotere of langere projecten een aanbetaling. Veel zzp’ers vragen 30 tot 50% vooraf, of factureren in delen: bij de start, halverwege en bij oplevering. Een aanbetaling verkleint je risico en laat zien dat de klant het meent.

Maak betalen makkelijk

Elke extra stap tussen je klant en de betaling kost tijd. Haal er zoveel mogelijk weg.

• Zet volledige betaalgegevens op elke factuur: tenaamstelling, bank, IBAN en voor buitenlandse betalingen SWIFT/BIC.
• Bied de betaalmethoden aan die je klanten prettig vinden, zoals overboeking, een betaalverzoek of een betaallink van een betrouwbare aanbieder.
• Vraag om het factuurnummer als omschrijving, zodat je betalingen makkelijk koppelt.
• Stuur de factuur naar de juiste persoon. Bij grotere bedrijven is dat vaak de financiële administratie, niet je vaste contactpersoon.

Kies redelijke termijnen

Kortere termijnen betekenen meestal sneller betaald. Veertien dagen is gebruikelijk voor zzp’ers en kleine opdrachten, grote bedrijven willen vaak 30 dagen of langer. Wat je ook kiest: wees consequent en zet een echte vervaldatum op de factuur.

Je kunt snelle betaling belonen met een kleine korting, zoals 2% bij betaling binnen 10 dagen. Je kunt in je voorwaarden ook rente bij te late betaling opnemen. Veel landen regelen wettelijke rente en incassokosten, dus controleer wat voor jou en je klant geldt voordat je die rekent.

Een vriendelijk herinneringsschema

Herinneringen werken het best als ze vriendelijk, regelmatig en voorspelbaar zijn. Dit schema gebruiken veel kleine bedrijven:

1. Drie dagen vóór de vervaldatum: een kort, vriendelijk bericht dat de factuur binnenkort vervalt.
2. Op de vervaldatum: een herinnering met de factuur opnieuw als bijlage en de betaalgegevens in de mail.
3. Zeven dagen te laat: een stelliger bericht met de vraag wanneer er betaald wordt.
4. Veertien dagen te laat: een telefoontje of bericht aan degene die betalingen goedkeurt.
5. Dertig dagen te laat: een formele aanmaning met het bedrag, eventuele rente en de volgende stappen.

Een eerste herinnering kan zo simpel zijn:

Als een klant niet betaalt

Blijf rustig en professioneel. Meestal komt een achterstand door krappe kas of interne goedkeuringen, niet door onwil. Vraag direct wanneer je de betaling kunt verwachten en bied een betalingsregeling aan als dat helpt om het hele bedrag binnen te krijgen.

Werkt dat niet, dan zijn er formelere stappen: een laatste aanmaning met een termijn, verder werk stilleggen, een incassobureau of een gerechtelijke procedure. Hoe dat werkt en welke grenzen gelden, verschilt per land, dus kijk naar de officiële informatie. Bewaar je afspraken, facturen en alle herinneringen, want dat is je bewijs.

Houd bij wie heeft betaald

Markeer facturen als betaald zodra het geld binnen is. Een eenvoudige lijst met nummer, klant, bedrag, vervaldatum en betaaldatum laat in één oogopslag zien wie je wat schuldig is. Onze pagina Mijn facturen houdt alles bij wat je downloadt en is te exporteren naar een spreadsheet.