Kiezen hoe je rekent
Er is niet één juiste manier om je werk te prijzen. De meeste bedrijven gebruiken een van deze vier modellen, of een combinatie:
| Model | Geschikt voor | Let op |
|---|---|---|
| Uur- of dagtarief | Werk waarvan de omvang lastig te schatten is | Klanten kunnen uren betwisten: houd een eenvoudige urenregistratie bij. |
| Vaste prijs per project | Duidelijk afgebakende opdrachten | Uitdijende opdrachten: leg precies vast wat erbij hoort. |
| Maandabonnement | Doorlopende ondersteuning | Spreek af wat er met ongebruikte uren gebeurt. |
| Per stuk | Producten, artikelen, vertalingen, leveringen | Bepaal wat als één stuk telt. |
Van offerte naar factuur
Heb je eerst een offerte gestuurd, dan moet de factuur daarop aansluiten: dezelfde omschrijvingen en prijzen, met het offertenummer bij de opmerkingen. Wijkt de factuur af, leg dan op de factuur zelf uit waarom, bijvoorbeeld ‘Twee extra pagina’s, aangevraagd op 3 maart’. Onze generator maakt ook de offerte: verander de titel in Offerte en na afloop weer in Factuur.
Meerwerk
Klanten vragen vaak om ‘een kleine aanpassing’ die een hele werkdag wordt. Spreek meerwerk vooraf af, al is het met een mail van één regel: ‘De boekingspagina voeg ik graag toe. Dat is € 450 extra, zal ik beginnen?’ Zet het daarna als aparte regel op de factuur, zodat de oorspronkelijke prijs duidelijk blijft.
Aanbetalingen en termijnfacturen
Factureer grotere opdrachten in delen. De aanbetalingsfactuur gaat vóór de start de deur uit, termijnfacturen volgen bij afgesproken mijlpalen en de eindfactuur bij oplevering. Elke factuur krijgt een eigen nummer. Zet op de eindfactuur alleen het resterende werk, of het hele project met de eerdere betalingen bij Al betaald, zodat de klant het totaalplaatje ziet.
Vaste klanten
Stuur bij maandelijks werk de factuur steeds op dezelfde dag. Klanten raken eraan gewend en je inkomsten worden voorspelbaarder. Sla je gegevens op als sjabloon in onze generator en dupliceer de factuur van vorige maand via Mijn facturen. Nummer en datum worden automatisch bijgewerkt; je verandert alleen wat nieuw is.
Buitenlandse klanten
- Spreek vooraf de valuta af en zet die met code (EUR, USD, GBP) op de factuur.
- Schrijf data ondubbelzinnig. 03/04 is bijna overal 3 april, maar in de Verenigde Staten 4 maart. ‘3 apr 2026’ is overal duidelijk.
- Controleer of je btw moet rekenen bij buitenlandse verkopen. Diensten aan buitenlandse bedrijven vallen vaak buiten de lokale btw, maar de regels verschillen.
- Overweeg in de taal van de klant te factureren. Onze generator werkt in 20 talen.
Geschillen en creditnota’s
Betwist een klant een factuur, reageer dan snel en vraag precies welk deel het probleem is. Vaak gaat het om één regel, en kan de klant de rest alvast betalen terwijl jullie het oplossen.
Moet je een verstuurde factuur verlagen of annuleren, pas het origineel dan niet aan en verwijder het niet. Maak een creditnota: een document met een eigen nummer dat naar de oorspronkelijke factuur verwijst en het gecrediteerde bedrag toont. Je administratie blijft compleet, wat belangrijk is voor de Belastingdienst. Je maakt hem hier door de titel te veranderen in Creditnota.
Klaar om het toe te passen? Maak gratis een factuur in een paar minuten.