Das passende Preismodell
Es gibt nicht den einen richtigen Weg, Arbeit zu bepreisen. Die meisten Unternehmen nutzen eines von vier Modellen oder eine Mischung:
| Modell | Gut geeignet für | Achten Sie auf |
|---|---|---|
| Stunden- oder Tagessatz | Arbeit, deren Umfang schwer abschätzbar ist | Kunden hinterfragen Stunden: Führen Sie eine einfache Zeiterfassung. |
| Pauschalpreis pro Projekt | Klar umrissene Aufträge | Ausufernden Umfang: Halten Sie genau fest, was enthalten ist. |
| Monatliche Pauschale (Retainer) | Laufende Betreuung | Vereinbaren Sie, was mit ungenutzten Stunden passiert. |
| Pro Stück oder Einheit | Produkte, Artikel, Übersetzungen, Lieferungen | Definieren Sie, was als eine Einheit zählt. |
Vom Angebot zur Rechnung
Haben Sie zuerst ein Angebot verschickt, sollte die Rechnung dazu passen: gleiche Beschreibungen und Preise, mit der Angebotsnummer in den Hinweisen. Weicht die Rechnung ab, erklären Sie den Grund direkt auf der Rechnung, etwa „Zwei zusätzliche Seiten, beauftragt am 3. März“. Unser Generator erstellt auch das Angebot: Ändern Sie den Titel in Angebot und nach Abschluss wieder in Rechnung.
Mehraufwand handhaben
Kunden bitten oft um „eine kleine Änderung“, die zu einem ganzen Arbeitstag wird. Klären Sie Zusatzleistungen vorher, auch mit einer einzeiligen E-Mail: „Die Buchungsseite ergänze ich gern. Das sind 450 € zusätzlich, soll ich loslegen?“ Rechnen Sie sie dann als eigene Position ab, damit der ursprüngliche Preis klar bleibt.
Anzahlungen und Abschlagsrechnungen
Bei größeren Aufträgen rechnen Sie in Abschnitten ab. Die Anzahlungsrechnung geht vor Beginn raus, Abschlagsrechnungen folgen zu vereinbarten Meilensteinen, die Schlussrechnung bei Abnahme. Jede bekommt eine eigene Nummer. In der Schlussrechnung führen Sie entweder nur die verbleibende Leistung auf oder das ganze Projekt mit den bisherigen Zahlungen in der Zeile Bereits bezahlt, damit der Kunde das Gesamtbild sieht.
Wiederkehrende Kunden
Bei monatlicher Arbeit schicken Sie die Rechnung immer am selben Tag. Kunden gewöhnen sich daran, und Ihre Einnahmen werden planbarer. Speichern Sie Ihre Angaben als Vorlage in unserem Generator und duplizieren Sie die Vormonatsrechnung unter Meine Rechnungen. Nummer und Datum werden automatisch aktualisiert, Sie ändern nur das Neue.
Kunden im Ausland
- Vereinbaren Sie die Währung vorab und geben Sie sie mit Code (EUR, USD, CHF) auf der Rechnung an.
- Schreiben Sie Daten eindeutig. 03/04 ist fast überall der 3. April, in den USA aber der 4. März. „3. Apr. 2026“ versteht jeder.
- Prüfen Sie, ob bei Auslandsgeschäften Steuer anfällt. Leistungen an ausländische Unternehmen sind oft nicht im Inland steuerbar, die Regeln unterscheiden sich aber.
- Überlegen Sie, in der Sprache des Kunden abzurechnen. Unser Generator funktioniert in 20 Sprachen.
Streitfälle und Gutschriften
Wenn ein Kunde eine Rechnung beanstandet, antworten Sie schnell und fragen Sie genau, welcher Teil strittig ist. Oft betrifft es nur eine Position, und der Kunde kann den Rest bezahlen, während Sie den Punkt klären.
Müssen Sie eine bereits versandte Rechnung mindern oder stornieren, ändern oder löschen Sie das Original nicht. Stellen Sie eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur aus: ein Dokument mit eigener Nummer, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und den gutgeschriebenen Betrag zeigt. So bleiben Ihre Unterlagen vollständig, was für das Finanzamt wichtig ist. Hier erstellen Sie sie, indem Sie den Titel in Stornorechnung ändern.
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