Pünktlich bezahlt werden

Zahlung vor Arbeitsbeginn vereinbaren

Die am leichtesten lösbaren Zahlungsprobleme sind die, die gar nicht erst entstehen. Vereinbaren Sie vor jedem größeren Auftrag schriftlich den Preis, den Umfang, wann Sie abrechnen und wie lange der Kunde Zeit zum Zahlen hat. Eine E-Mail, auf die der Kunde mit „einverstanden“ antwortet, ist weit besser als nichts.

Bei größeren oder längeren Projekten verlangen Sie eine Anzahlung. Viele Selbstständige fordern 30 bis 50 % im Voraus oder rechnen in Abschnitten ab: zu Beginn, zur Halbzeit und bei Abnahme. Anzahlungen senken Ihr Risiko und zeigen, dass der Kunde es ernst meint.

Das Bezahlen leicht machen

Jeder zusätzliche Schritt zwischen Kunde und Zahlung kostet Zeit. Beseitigen Sie so viele wie möglich.

• Nennen Sie auf jeder Rechnung die vollständige Bankverbindung: Kontoinhaber, Bank, IBAN und für Auslandszahlungen SWIFT/BIC.
• Bieten Sie die Zahlungswege an, die Ihre Kunden bevorzugen, etwa Überweisung, Karte oder einen Zahlungslink eines vertrauenswürdigen Anbieters.
• Bitten Sie darum, die Rechnungsnummer als Verwendungszweck anzugeben, damit Sie Zahlungen leicht zuordnen können.
• Schicken Sie die Rechnung an die richtige Stelle. In größeren Firmen ist das oft die Buchhaltung, nicht Ihr Ansprechpartner.

Sinnvolle Zahlungsfristen wählen

Kürzere Fristen bedeuten meist schnellere Zahlung. 14 Tage sind bei Selbstständigen und kleinen Aufträgen üblich, große Unternehmen bestehen oft auf 30 Tagen oder mehr. Wofür Sie sich auch entscheiden: Bleiben Sie konsequent und nennen Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum.

Mit Skonto, etwa 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, fördern Sie schnelle Zahlung. Sie können auch Verzugszinsen in Ihren Bedingungen nennen. Viele Länder regeln Verzugszinsen und Pauschalen gesetzlich; in Deutschland etwa gilt im Geschäftsverkehr eine Verzugspauschale von 40 €. Prüfen Sie, was für Sie und Ihren Kunden gilt, bevor Sie sie berechnen.

Ein freundlicher Erinnerungsplan

Erinnerungen wirken am besten, wenn sie freundlich, regelmäßig und erwartbar sind. Diesen Ablauf nutzen viele kleine Unternehmen:

1. Drei Tage vor Fälligkeit: ein kurzer, freundlicher Hinweis, dass die Rechnung bald fällig ist.
2. Am Fälligkeitstag: eine Erinnerung mit der Rechnung im Anhang und der Bankverbindung in der E-Mail.
3. Sieben Tage nach Fälligkeit: eine bestimmtere Nachricht mit der Bitte um einen Zahlungstermin.
4. Vierzehn Tage nach Fälligkeit: ein Anruf oder eine Nachricht an die Person, die Zahlungen freigibt.
5. Dreißig Tage nach Fälligkeit: eine förmliche Mahnung mit Betrag, gegebenenfalls Verzugszinsen und den nächsten Schritten.

Eine erste Erinnerung kann so einfach sein:

Wenn ein Kunde nicht zahlt

Bleiben Sie ruhig und professionell. Die meisten überfälligen Rechnungen haben mit Liquiditätsengpässen oder internen Freigaben zu tun, nicht mit böser Absicht. Fragen Sie direkt, wann Sie mit der Zahlung rechnen können, und bieten Sie eine Ratenzahlung an, wenn das hilft, den vollen Betrag zu bekommen.

Hilft das nicht, gibt es förmlichere Wege: eine letzte Mahnung mit Fristsetzung, das Pausieren weiterer Arbeiten, ein Inkassobüro oder ein gerichtliches Mahnverfahren. Ablauf und Grenzen unterscheiden sich je nach Land, informieren Sie sich daher über die offiziellen Stellen. Bewahren Sie Vereinbarung, Rechnungen und alle Erinnerungen auf, denn das sind Ihre Belege.

Den Überblick behalten

Markieren Sie Rechnungen als bezahlt, sobald das Geld eingeht. Eine einfache Liste mit Rechnungsnummer, Kunde, Betrag, Fälligkeit und Zahlungsdatum reicht, um auf einen Blick zu sehen, wer was schuldet. Unsere Seite Meine Rechnungen listet alles, was Sie herunterladen, und lässt sich als Tabelle exportieren.