Farsi pagare in tempo

Concorda il pagamento prima di iniziare

I problemi di pagamento più facili da risolvere sono quelli che non si presentano. Prima di un incarico importante, concordate per iscritto il prezzo, cosa è incluso, quando fatturerai e il termine di pagamento. Un’email a cui il cliente risponde «va bene» è molto meglio di niente.

Per progetti grandi o lunghi, chiedi un acconto. Molti freelance chiedono dal 30 al 50% in anticipo, o fatturano per fasi: all’avvio, a metà e alla consegna. L’acconto riduce il tuo rischio e dimostra l’impegno del cliente.

Rendi facile pagarti

Ogni passaggio in più tra il cliente e il pagamento crea ritardo. Eliminane il più possibile.

• Riporta in ogni fattura i dati di pagamento completi: intestatario, banca, IBAN e SWIFT/BIC per i pagamenti esteri.
• Offri i metodi che i clienti preferiscono, come bonifico, carta o un link di pagamento di un fornitore affidabile.
• Chiedi di indicare il numero di fattura nella causale, così abbini facilmente i pagamenti.
• Invia la fattura alla persona giusta. Nelle aziende grandi spesso è l’amministrazione, non il tuo referente.

Scegli termini ragionevoli

Termini più brevi di solito significano pagamenti più rapidi. Trenta giorni sono comuni, mentre le grandi aziende possono chiedere 60 giorni o più. Qualunque sia la scelta, sii coerente e scrivi una data di scadenza precisa.

Puoi incentivare il pagamento anticipato con un piccolo sconto, per esempio il 2% entro 10 giorni. Puoi anche indicare interessi di mora nelle condizioni. Molti paesi regolano termini massimi e interessi di mora nelle transazioni commerciali, quindi verifica cosa vale per te e per il cliente prima di applicarli.

Un calendario di solleciti cortese

I solleciti funzionano meglio se sono cordiali, regolari e prevedibili. Questo è un calendario usato da molte piccole imprese:

1. Tre giorni prima della scadenza: un breve promemoria cordiale che la fattura sta per scadere.
2. Il giorno della scadenza: un promemoria con la fattura allegata e i dati di pagamento nel testo.
3. Sette giorni di ritardo: un messaggio più deciso che chiede una data di pagamento.
4. Quattordici giorni di ritardo: una telefonata o un messaggio a chi autorizza i pagamenti.
5. Trenta giorni di ritardo: una lettera formale con l’importo, gli eventuali interessi e i passi successivi.

Un primo promemoria può essere semplice come questo:

Quando un cliente non paga

Mantieni calma e professionalità. La maggior parte dei ritardi dipende da problemi di liquidità o da approvazioni interne, non da cattiva fede. Chiedi chiaramente quando arriverà il pagamento e proponi una rateizzazione se aiuta a incassare tutto.

Se non basta, ci sono strade più formali: una diffida ad adempiere, la sospensione dei lavori, una società di recupero crediti o un procedimento giudiziario come il decreto ingiuntivo. Procedure e limiti variano da paese a paese, quindi consulta le fonti ufficiali. Conserva accordi, fatture e tutti i solleciti: saranno le tue prove.

Tieni traccia di chi ha pagato

Segna le fatture come pagate appena arriva il denaro. Un semplice elenco con numero, cliente, importo, scadenza e data di incasso basta per vedere a colpo d’occhio chi ti deve cosa. La nostra pagina Le mie fatture tiene traccia di tutto ciò che scarichi e si può esportare in un foglio di calcolo.