Proformarechnung erstellen

Was eine Proformarechnung ist

Die Proformarechnung ist eine vorläufige Rechnung, die vor der Lieferung oder Leistung verschickt wird. Sie zeigt dem Käufer genau, was die spätere Rechnung enthalten wird: Artikel, Mengen, Preise, Steuern und Versandkosten. Sie ist aber keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes: Sie wird nicht als Umsatz gebucht und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Wann man sie braucht

Vorkasse. Muss der Käufer vor Versand oder Arbeitsbeginn zahlen, nennt ihm die Proforma den genauen Betrag.
Außenhandel und Zoll. Importeure brauchen sie oft für Einfuhrgenehmigungen, Akkreditive oder die Zollvorbereitung, etwa bei Mustersendungen.
Interne Freigabe. Viele Unternehmen und Behörden benötigen sie, um eine Bestellung auszulösen.
Preisbestätigung. Sie hält fest, was der Käufer nach Auftragsbestätigung zahlt.

Was hineingehört

Die Bezeichnung „Proformarechnung“, damit sie nicht mit der endgültigen Rechnung verwechselt wird.
Angaben zu Verkäufer und Käufer, bei Bedarf mit USt-IdNr.
Nummer und Datum. Der Generator nummeriert Proformas getrennt (PRO-0001, PRO-0002 …).
Eine genaue Beschreibung jeder Position mit Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag.
Die Währung als Code (EUR, USD, CHF) für ausländische Käufer.
Versandkosten, Steuern und Rabatte.
Zahlungsbedingungen, Gültigkeit und im Export die Lieferbedingungen (Incoterms).
Für den Zoll das Ursprungsland und, falls bekannt, die Zolltarifnummer jeder Ware in der Beschreibung.

Proforma und endgültige Rechnung

Nach Zahlungseingang oder Versand stellen Sie die endgültige Rechnung aus. Öffnen Sie die Proforma unter Meine Rechnungen und wählen Sie In Rechnung umwandeln: Alles wird in eine echte Rechnung mit der nächsten Nummer übernommen. Im Außenhandel klären Sie Einzelheiten am besten mit Steuerberater oder Spediteur.

Häufige Fragen

Ist eine Proformarechnung eine echte Rechnung?

Nein. Sie beschreibt einen künftigen Verkauf. Die endgültige Rechnung wird bei Lieferung oder Zahlung ausgestellt und gebucht.

Kann man eine Proforma für den Zoll verwenden?

Oft ja, vor allem für Muster oder kostenlose Sendungen. Für die eigentliche Einfuhr verlangt der Zoll meist die Handelsrechnung. Fragen Sie Ihren Spediteur.

Gehört die Umsatzsteuer auf die Proforma?

Ja, wenn die endgültige Rechnung Umsatzsteuer enthält, damit der Käufer den tatsächlichen Betrag kennt.

Wie wird aus der Proforma eine Rechnung?

Unter Meine Rechnungen bei der Proforma „In Rechnung umwandeln“ wählen. Alles wird übernommen.

Ist das kostenlos?

Ja. Ohne Konto, ohne Wasserzeichen und ohne Begrenzung.