إنشاء فاتورة مبدئية (بروفورما)

ما هي الفاتورة المبدئية

الفاتورة المبدئية (البروفورما) مستند أولي يُرسل قبل تسليم البضاعة أو تنفيذ العمل. تُظهر للمشتري بدقة ما ستتضمنه الفاتورة النهائية: الأصناف والكميات والأسعار والضرائب وتكاليف الشحن. وهي تلزمك بهذه الشروط، لكنها ليست فاتورة ضريبية: لا تُسجَّل كمبيعات ولا تُستخدم لاسترداد الضريبة.

متى تُستخدم

• الدفع المقدم. عندما يجب على المشتري الدفع قبل الشحن أو بدء العمل، تحدد له البروفورما المبلغ بدقة.
• التجارة الدولية والجمارك. يحتاجها المستوردون غالبًا لاستخراج رخصة استيراد أو فتح اعتماد مستندي أو تجهيز الإجراءات الجمركية.
• الاعتماد الداخلي. تطلبها شركات وجهات حكومية كثيرة لإصدار أمر شراء.
• تأكيد السعر. تثبّت ما سيدفعه المشتري بعد تأكيد الطلب.

ما الذي يجب أن تتضمنه

• عبارة «فاتورة مبدئية» أو «Proforma Invoice»، حتى لا تُخلط بالفاتورة النهائية.
• بيانات البائع والمشتري، مع الرقم الضريبي أو السجل التجاري عند الحاجة.
• رقم وتاريخ. يرقّم المولّد البروفورما بتسلسل خاص (PRO-0001، PRO-0002…).
• وصف دقيق لكل صنف مع الكمية وسعر الوحدة والإجمالي.
• العملة برمزها الدولي (USD، SAR، AED، MAD) للمشترين في الخارج.
• تكاليف الشحن والضرائب وأي خصم.
• شروط الدفع ومدة الصلاحية، وفي التصدير شروط التسليم (Incoterms).
• للجمارك: بلد المنشأ، ورمز النظام المنسق (HS) لكل منتج إن كنت تعرفه.

البروفورما والفاتورة النهائية

بعد استلام الدفعة أو شحن البضاعة، أصدر الفاتورة النهائية. افتح البروفورما في فواتيري واختر تحويل إلى فاتورة، فيُنسخ كل شيء إلى فاتورة حقيقية بالرقم التالي. وفي الدول التي تفرض الفوترة الإلكترونية، مثل السعودية، تُصدر الفاتورة الضريبية النهائية عبر نظام معتمد. راجع محاسبك أو مخلّصك الجمركي في المعاملات الدولية.