إنشاء إيصال استلام مبلغ

متى تُعطي إيصالًا

الإيصال يؤكد أنك استلمت مبلغًا من المال. أعطِ إيصالًا عند كل دفعة، خصوصًا في الدفع النقدي والدفعات المقدمة والمدفوعات باليد. فهو يحمي الطرفين: العميل يملك دليلًا على أنه دفع، وأنت تملك سجلًا يطابق ما استلمته.

الإيصال ليس فاتورة. الفاتورة تطلب الدفع، والإيصال يؤكد وصوله. كثير من الشركات ترسل الفاتورة أولًا ثم الإيصال بعد السداد، بينما تكتفي المتاجر والخدمات الصغيرة غالبًا بالإيصال. وإذا كنت مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة، فقد تبقى الفاتورة الضريبية هي المستند المطلوب نظامًا.

ما الذي يجب أن يتضمنه الإيصال

• اسم نشاطك وبيانات التواصل، ورقمك الضريبي أو السجل التجاري إن وُجد.
• اسم الدافع إن كان معروفًا.
• رقم الإيصال. يرقّم المولّد الإيصالات بتسلسل خاص (REC-0001، REC-0002…).
• تاريخ الدفع.
• سبب الدفع بندًا بندًا، مع الكميات والأسعار.
• المبلغ المستلم، شاملًا الضريبة إن وُجدت.
• طريقة الدفع: نقدًا أو بطاقة أو تحويل بنكي أو محفظة إلكترونية أو شيك.
• الفاتورة التي سُددت إن وُجدت، في الملاحظات (مثلًا: «سداد الفاتورة INV-0042»).

إيصالات الدفعات المقدمة والجزئية

عند استلام دفعة مقدمة، صِفها بوضوح («دفعة مقدمة 30٪ لتجديد المطبخ») حتى لا تُفهم على أنها سداد كامل. وفي الدفعات المقسطة، يسهّل إيصال لكل دفعة المتابعة، ويمكن للفاتورة أن تعرض المتبقي عبر سطر «المبلغ المدفوع».

احتفظ بنسخك

كل إيصال تنزّله يُحفظ في فواتيري على هذا الجهاز ويُعلَّم كمدفوع. صدّر نسخة احتياطية من تلك الصفحة من حين لآخر، واحتفظ بملفات PDF مع سجلاتك المحاسبية، فمعظم الجهات الضريبية تطلب حفظها عدة سنوات.

لتنظيم سجلاتك المالية، اقرأ إدارة نشاطك.