Crear una factura proforma

Qué es una factura proforma

La factura proforma es un documento previo que se envía antes de entregar la mercancía o hacer el trabajo. Muestra al comprador exactamente lo que contendrá la factura definitiva: artículos, cantidades, precios, impuestos y gastos de envío. Te compromete a esas condiciones, pero no es una factura a efectos contables ni fiscales: no se registra como venta ni sirve para deducir el IVA.

Cuándo usarla

• Pagos por adelantado. Cuando el comprador debe pagar antes del envío o del trabajo, la proforma le indica el importe exacto.
• Comercio internacional y aduanas. Los importadores suelen necesitarla para una licencia de importación, abrir una carta de crédito o preparar el despacho aduanero.
• Aprobación interna. Muchas empresas y administraciones la piden para emitir una orden de compra.
• Confirmar el precio. Fija lo que el comprador pagará cuando confirme el pedido.

Qué debe incluir

• El título «Factura proforma», para que no se confunda con la factura definitiva.
• Los datos del vendedor y del comprador, con NIF o número de IVA cuando corresponda.
• Un número y una fecha. El generador numera las proformas aparte (PRO-0001, PRO-0002…).
• La descripción exacta de cada artículo, con cantidad, precio unitario y total.
• La moneda, escrita en código (EUR, USD, MXN) para compradores extranjeros.
• Gastos de envío, impuestos y descuentos.
• Condiciones de pago, validez y, en exportaciones, los términos de entrega (Incoterms) en las condiciones.
• Para aduanas, el país de origen y, si lo conoces, el código arancelario (HS) de cada producto en la descripción.

Proforma y factura definitiva

Cuando el comprador pague o la mercancía salga, emite la factura definitiva. Abre la proforma en Mis facturas y elige Convertir en factura: todo se copia en una factura real con el siguiente número. Las normas varían por país; si comercias con el extranjero, consulta con tu gestor o agente de aduanas.