Cómo hacer facturas

Lo imprescindible

Los requisitos cambian de un país a otro, pero casi todas las facturas deberían incluir:

• La palabra «Factura» (o la denominación que exija tu país).
• El nombre o razón social de tu negocio, dirección y datos de contacto.
• Tu número de identificación fiscal o de IVA, si lo tienes.
• El nombre y la dirección del cliente, y su número fiscal en ventas entre empresas cuando se exija.
• Un número de factura único.
• La fecha de emisión y, si procede, la fecha de entrega o prestación del servicio.
• La descripción, la cantidad y el precio de cada concepto.
• La base imponible, el tipo y la cuota del impuesto, y el total a pagar.
• El vencimiento y cómo pagar.

Numerar las facturas

Cada factura necesita su propio número, y la numeración debe ser correlativa y sin saltos. Las autoridades fiscales de muchos países buscan huecos, porque un número que falta puede indicar una venta no declarada. Si anulas una factura, conserva su número y emite una factura rectificativa en lugar de borrarla.

Los formatos sencillos funcionan mejor: un número correlativo (F-0001, F-0002), un prefijo de año que se reinicia cada año (2026-001) o un código de cliente (ACME-014). Nuestro generador propone automáticamente el siguiente número a partir de la última factura que descargaste.

Fechas y condiciones de pago

La fecha de la factura es el día en que la emites. El vencimiento es cuándo esperas cobrar. Las condiciones de pago describen el plazo entre ambas. Estas son las más habituales:

Escribe siempre una fecha concreta además del plazo. «Vence el 14 de marzo» es más difícil de malinterpretar que «a 30 días».

Describir los conceptos

Los conceptos son la fuente de casi todas las dudas. Descríbelos de forma que alguien ajeno al proyecto los entienda.

• En lugar de «Trabajo de diseño», escribe «Diseño de la página de inicio, dos rondas de cambios».
• Si cobras por horas, pon las horas como cantidad y la tarifa por hora como precio.
• Añade fechas o referencias cuando factures muchos conceptos parecidos, como fechas de entrega o números de pedido.
• Divide los trabajos grandes en fases para que el cliente vea cuánto cuesta cada parte.

Añadir impuestos

Si estás dado de alta en el IVA u otro impuesto indirecto, muestra el tipo y la cuota por separado del precio. Llama al impuesto como se llame en tu país. En nuestro generador puedes hacer clic en IVA y cambiarlo por IGIC, ISR o cualquier otro.

Algunas situaciones tienen reglas especiales. Vender a una empresa de otro país de la UE puede suponer no cobrar IVA y añadir una mención como «Inversión del sujeto pasivo», y ciertos bienes y servicios están exentos o tienen tipos reducidos. Como estas normas dependen de cada país, consulta la información de tu administración tributaria o a un gestor.

Facturar a clientes de otros países

Acuerda la moneda antes de empezar. Facturar en la moneda del cliente le resulta cómodo, pero tú asumes el riesgo del tipo de cambio. Facturar en tu moneda traslada ese riesgo al cliente.

• Indica la moneda con claridad. Escribir «USD» en lugar de «$» evita confusiones con otros dólares o pesos. Nuestro generador puede mostrar los códigos de moneda.
• Incluye los datos que tu cliente necesita para una transferencia internacional, como el IBAN y el código SWIFT/BIC.
• Acuerda quién paga las comisiones bancarias y menciónalo en las condiciones.

Enviar la factura

Envía las facturas en PDF: se ven igual en cualquier dispositivo y es difícil modificarlas por error. Usa un asunto claro, como «Factura F-0042 de Estudio Lumen, vence el 14 de marzo», y dirígela a quien paga, no solo a la persona con la que trabajaste. Un mensaje breve y amable con el importe y el vencimiento también ayuda.

Errores habituales

• Olvidar el vencimiento o los datos de pago.
• Repetir o saltarse números de factura.
• Descripciones vagas que provocan preguntas y retrasos.
• Nombre o dirección del cliente incorrectos, sobre todo en grandes empresas con varias sociedades.
• Enviar la factura semanas después de terminar el trabajo. Factura cuanto antes.