মূল বিষয়
নিয়ম দেশভেদে আলাদা, তবে প্রায় প্রতিটি ইনভয়েসে এগুলো থাকা উচিত:
- "ইনভয়েস" শব্দটি (বা যেখানে দরকার সেখানে "ট্যাক্স ইনভয়েস" / "মূসক চালান")।
- আপনার ব্যবসার নাম, ঠিকানা ও যোগাযোগের তথ্য।
- আপনার কর নিবন্ধন নম্বর, যেমন BIN বা TIN, থাকলে।
- ক্লায়েন্টের নাম ও ঠিকানা, আর প্রতিষ্ঠানের মধ্যে বিক্রিতে দরকার হলে তার কর নম্বর।
- একটি অনন্য ইনভয়েস নম্বর।
- ইনভয়েসের তারিখ, আর দরকার হলে সরবরাহের তারিখ।
- প্রতিটি আইটেমের বিবরণ, পরিমাণ ও দাম।
- উপমোট, করের হার ও পরিমাণ, আর মোট পাওনা।
- পরিশোধের শেষ তারিখ ও মাধ্যম।
ইনভয়েসে নম্বর দেওয়া
প্রতিটি ইনভয়েসের নিজস্ব নম্বর থাকা চাই, আর নম্বরগুলো ফাঁক ছাড়া ক্রমানুসারে চলবে। অনেক দেশের কর কর্তৃপক্ষ ফাঁক খোঁজে, কারণ হারানো নম্বর অনথিভুক্ত বিক্রির ইঙ্গিত হতে পারে। কোনো ইনভয়েস বাতিল করলে তার নম্বর রেখে দিন এবং মুছে না ফেলে ক্রেডিট নোট দিন।
সহজ ফরম্যাটই সেরা: ধারাবাহিক নম্বর (INV-0001, INV-0002), প্রতি বছর নতুন করে শুরু হওয়া সাল-যুক্ত নম্বর (2026-001), বা ক্লায়েন্ট কোড (ACME-014)। আমাদের জেনারেটর শেষ ডাউনলোড করা ইনভয়েস দেখে পরের নম্বর নিজেই প্রস্তাব করে।
তারিখ ও পরিশোধের শর্ত
ইনভয়েসের তারিখ হলো যেদিন আপনি এটি দেন। শেষ তারিখ হলো যেদিনের মধ্যে আপনি টাকা আশা করেন। পরিশোধের শর্ত এই দুইয়ের মাঝের সময় বোঝায়। সবচেয়ে প্রচলিত শর্তগুলো:
| শর্ত | মানে |
|---|---|
| প্রাপ্তিমাত্র | ইনভয়েস পাওয়ার সঙ্গে সঙ্গে পরিশোধ আশা করা হয়। |
| ৭, ১৫ বা ৩০ দিন | ইনভয়েসের তারিখ থেকে ৭, ১৫ বা ৩০ দিনের মধ্যে পরিশোধ। |
| মাসের শেষে | যে মাসে ইনভয়েস দেওয়া হয়েছে, তার শেষের মধ্যে পরিশোধ। |
| আগাম পরিশোধে ছাড় | যেমন ১০ দিনে দিলে ২% ছাড়, নইলে পুরো টাকা ৩০ দিনে। |
শর্তের পাশাপাশি সবসময় একটি নির্দিষ্ট তারিখ লিখুন। "১৪ মার্চের মধ্যে" ভুল বোঝা "৩০ দিন"-এর চেয়ে কঠিন।
আইটেম লেখা
বেশিরভাগ প্রশ্ন আসে আইটেম থেকে। প্রতিটি আইটেম এমনভাবে লিখুন যেন প্রকল্পের বাইরের কেউও বুঝতে পারে।
- "ডিজাইনের কাজ" না লিখে লিখুন "হোমপেজ ডিজাইন, দুইবার সংশোধন"।
- ঘণ্টাভিত্তিক কাজে পরিমাণে ঘণ্টা আর দরে ঘণ্টাপ্রতি ফি লিখুন।
- অনেক একই রকম আইটেম থাকলে তারিখ বা রেফারেন্স যোগ করুন, যেমন ডেলিভারির তারিখ বা টিকিট নম্বর।
- বড় কাজকে ধাপে ভাগ করুন, যাতে ক্লায়েন্ট প্রতিটি অংশের খরচ দেখতে পান।
কর যোগ করা
আপনি ভ্যাট বা জিএসটির মতো করে নিবন্ধিত হলে করের হার ও পরিমাণ দাম থেকে আলাদা করে দেখান। দেশে যে নামে চলে সে নামেই করটি লিখুন; আমাদের জেনারেটরে ভ্যাট লেবেলে ক্লিক করে নাম বদলানো যায়।
কিছু পরিস্থিতির আলাদা নিয়ম আছে। বিদেশি প্রতিষ্ঠানে সেবা রপ্তানি অনেক ক্ষেত্রে স্থানীয় করের বাইরে থাকতে পারে, আর কিছু পণ্য ও সেবা অব্যাহতিপ্রাপ্ত বা কম হারের। বাংলাদেশে ভ্যাট নিবন্ধিত ব্যবসার জন্য নির্দিষ্ট ফরম্যাটের মূসক চালানও প্রযোজ্য হতে পারে। যেহেতু এসব নিয়ম দেশভেদে আলাদা, তাই কর কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা দেখুন বা হিসাবরক্ষককে জিজ্ঞেস করুন।
বিদেশি ক্লায়েন্টকে ইনভয়েস
কাজ শুরুর আগে মুদ্রা ঠিক করে নিন। ক্লায়েন্টের মুদ্রায় বিল করা তার জন্য সুবিধার, তবে বিনিময় হারের ঝুঁকি আপনার। নিজের মুদ্রায় বিল করলে ঝুঁকিটা যায় ক্লায়েন্টের ওপর।
- মুদ্রা স্পষ্ট করে লিখুন। "$"-এর বদলে "USD" লিখলে কানাডিয়ান বা অস্ট্রেলিয়ান ডলারের সঙ্গে গুলিয়ে যায় না। আমাদের জেনারেটর মুদ্রার কোড দেখাতে পারে।
- আন্তর্জাতিক ট্রান্সফারের জন্য দরকারি ব্যাংকের তথ্য দিন, যেমন SWIFT কোড ও হিসাব নম্বর।
- ব্যাংক চার্জ কে দেবে ঠিক করুন এবং শর্তাবলিতে লিখুন।
ইনভয়েস পাঠানো
ইনভয়েস PDF আকারে পাঠান; এটি সব ডিভাইসে একরকম দেখায় আর ভুল করে বদলানো কঠিন। "Studio Lumen-এর ইনভয়েস INV-0042, ১৪ মার্চের মধ্যে পরিশোধযোগ্য"-এর মতো স্পষ্ট ইমেইল বিষয় দিন, আর যিনি টাকা দেন তাকে পাঠান, শুধু যার সঙ্গে কাজ করেছেন তাকে নয়। অঙ্ক ও শেষ তারিখসহ ছোট, ভদ্র একটি বার্তাও কাজে দেয়।
সাধারণ ভুল
- শেষ তারিখ বা পরিশোধের তথ্য ভুলে যাওয়া।
- ইনভয়েস নম্বর পুনরাবৃত্তি বা বাদ দেওয়া।
- অস্পষ্ট বিবরণ, যা প্রশ্ন আর দেরি তৈরি করে।
- ক্লায়েন্টের ভুল নাম বা ঠিকানা, বিশেষ করে একাধিক কোম্পানির গ্রুপে।
- কাজ শেষ হওয়ার কয়েক সপ্তাহ পরে ইনভয়েস পাঠানো। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ইনভয়েস দিন।
কাজে লাগাতে প্রস্তুত? কয়েক মিনিটেই বিনামূল্যে ইনভয়েস তৈরি করুন।