ข้อมูลหลัก
ข้อกำหนดต่างกันในแต่ละประเทศ แต่ใบแจ้งหนี้เกือบทุกใบควรมี:
- คำว่า "ใบแจ้งหนี้" (หรือชื่อเอกสารที่ประเทศของคุณกำหนด)
- ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และช่องทางติดต่อของคุณ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณถ้ามี
- ชื่อและที่อยู่ลูกค้า และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้าในกรณีขายระหว่างธุรกิจหากจำเป็น
- เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และวันที่ส่งมอบสินค้าหรือบริการหากจำเป็น
- รายละเอียด จำนวน และราคาของแต่ละรายการ
- รวมเป็นเงิน อัตราและจำนวนภาษี และยอดที่ต้องชำระ
- กำหนดชำระและวิธีชำระเงิน
การตั้งเลขที่ใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้แต่ละใบต้องมีเลขที่ของตัวเอง และต้องเรียงต่อเนื่องไม่เว้นช่วง หน่วยงานภาษีในหลายประเทศตรวจหาเลขที่หายไป เพราะอาจหมายถึงการขายที่ไม่ได้บันทึก หากยกเลิกใบแจ้งหนี้ ให้คงเลขที่ไว้และออกใบลดหนี้แทนการลบ
รูปแบบเรียบง่ายดีที่สุด: เลขเรียงต่อเนื่อง (INV-0001, INV-0002) เลขนำหน้าด้วยปีที่เริ่มใหม่ทุกปี (2026-001) หรือรหัสลูกค้า (ACME-014) เครื่องมือของเราเสนอเลขที่ถัดไปให้อัตโนมัติจากใบแจ้งหนี้ล่าสุดที่คุณดาวน์โหลด
วันที่และเงื่อนไขการชำระเงิน
วันที่ใบแจ้งหนี้คือวันที่คุณออก กำหนดชำระคือวันที่คุณคาดว่าจะได้รับเงิน เงื่อนไขการชำระเงินบอกระยะเวลาระหว่างสองวันนี้ ที่ใช้บ่อยที่สุดคือ:
| เงื่อนไข | ความหมาย |
|---|---|
| ชำระเมื่อได้รับ | คาดว่าจะชำระทันทีที่ได้รับใบแจ้งหนี้ |
| 7, 15 หรือ 30 วัน | ชำระภายใน 7, 15 หรือ 30 วันนับจากวันที่ใบแจ้งหนี้ |
| สิ้นเดือน | ชำระภายในสิ้นเดือนที่ออกใบแจ้งหนี้ |
| ส่วนลดชำระเร็ว | เช่น ลด 2% หากชำระใน 10 วัน มิฉะนั้นชำระเต็มจำนวนใน 30 วัน |
เขียนวันที่ที่ชัดเจนควบคู่กับเงื่อนไขเสมอ "ครบกำหนด 14 มีนาคม" เข้าใจผิดได้ยากกว่า "30 วัน"
การเขียนรายการ
คำถามส่วนใหญ่มาจากรายการ อธิบายแต่ละรายการให้คนนอกโครงการก็เข้าใจได้
- แทนที่จะเขียน "งานออกแบบ" ให้เขียน "ออกแบบหน้าแรก แก้ไขสองรอบ"
- งานที่คิดเป็นชั่วโมง ใส่จำนวนชั่วโมงเป็นจำนวน และค่าบริการต่อชั่วโมงเป็นราคา
- ใส่วันที่หรือเลขอ้างอิงเมื่อมีรายการคล้ายกันจำนวนมาก เช่น วันที่จัดส่งหรือเลขที่คำขอ
- แบ่งงานใหญ่เป็นงวด เพื่อให้ลูกค้าเห็นค่าใช้จ่ายของแต่ละส่วน
การใส่ภาษี
หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือภาษีลักษณะเดียวกัน ให้แสดงอัตราและจำนวนภาษีแยกจากราคา ใช้ชื่อภาษีตามที่ใช้ในประเทศของคุณ ในเครื่องมือของเรา คลิกที่ภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อเปลี่ยนป้ายกำกับ
บางกรณีมีกฎเฉพาะ ในประเทศไทย ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกใบกำกับภาษีที่มีรายการตามกฎหมาย และลูกค้านิติบุคคลอาจหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับค่าบริการ ส่วนการขายให้ธุรกิจในต่างประเทศอาจใช้กลไก "reverse charge" เนื่องจากกฎเหล่านี้ต่างกันในแต่ละประเทศ ควรตรวจสอบข้อกำหนดของกรมสรรพากรหรือสอบถามนักบัญชี
ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศ
ตกลงสกุลเงินก่อนเริ่มงาน การออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินของลูกค้าสะดวกสำหรับเขา แต่คุณรับความเสี่ยงอัตราแลกเปลี่ยน ถ้าใช้สกุลเงินของคุณ ความเสี่ยงจะไปอยู่ที่ลูกค้า
- ระบุสกุลเงินให้ชัดเจน เขียน "USD" แทน "$" เพื่อไม่ให้สับสนกับดอลลาร์แคนาดาหรือออสเตรเลีย เครื่องมือของเราแสดงรหัสสกุลเงินได้
- ใส่ข้อมูลสำหรับการโอนเงินต่างประเทศ เช่น รหัส SWIFT และเลขบัญชี
- ตกลงว่าใครจ่ายค่าธรรมเนียมธนาคาร และระบุไว้ในเงื่อนไข
การส่งใบแจ้งหนี้
ส่งใบแจ้งหนี้เป็น PDF ซึ่งแสดงเหมือนกันทุกอุปกรณ์และแก้ไขโดยไม่ตั้งใจได้ยาก ตั้งหัวข้ออีเมลให้ชัดเจน เช่น "ใบแจ้งหนี้ INV-0042 จาก Studio Lumen ครบกำหนด 14 มีนาคม" และส่งถึงผู้ที่จ่ายเงิน ไม่ใช่แค่คนที่คุณทำงานด้วย ข้อความสั้น ๆ สุภาพที่บอกยอดเงินและกำหนดชำระก็ช่วยได้
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ลืมกำหนดชำระหรือข้อมูลการชำระเงิน
- ใช้เลขที่ซ้ำหรือข้ามเลขที่
- คำอธิบายคลุมเครือจนเกิดคำถามและความล่าช้า
- ชื่อหรือที่อยู่ลูกค้าผิด โดยเฉพาะกลุ่มบริษัทที่มีหลายนิติบุคคล
- ส่งใบแจ้งหนี้หลายสัปดาห์หลังงานเสร็จ ควรออกให้เร็วที่สุด
พร้อมลงมือแล้วใช่ไหม สร้างใบแจ้งหนี้ฟรี ได้ในไม่กี่นาที