Facturen maken

De basis

De eisen verschillen per land, maar bijna elke factuur hoort dit te bevatten:

• Het woord ‘Factuur’ (of de benaming die je land voorschrijft).
• De naam van je bedrijf, adres en contactgegevens.
• Je btw-identificatienummer en, in Nederland, je KvK-nummer.
• Naam en adres van de klant, en bij zakelijke leveringen binnen de EU ook diens btw-nummer.
• Een uniek factuurnummer.
• De factuurdatum en de datum van levering of dienstverlening.
• Omschrijving, aantal en prijs van elke regel.
• Bedrag exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag, en het totaal.
• De vervaldatum en hoe er betaald kan worden.

Facturen nummeren

Elke factuur krijgt een eigen nummer, en de nummers lopen zonder gaten door. Belastingdiensten in veel landen letten op gaten, omdat een ontbrekend nummer op een niet-geregistreerde verkoop kan wijzen. Vervalt een factuur, houd het nummer dan aan en maak een creditnota in plaats van hem te verwijderen.

Eenvoudige formaten werken het best: een doorlopend nummer (F-0001, F-0002), een jaartal dat elk jaar opnieuw begint (2026-001) of een klantcode (ACME-014). Onze generator stelt automatisch het volgende nummer voor op basis van je laatst gedownloade factuur.

Data en betalingstermijnen

De factuurdatum is de dag waarop je de factuur maakt. De vervaldatum is wanneer je het geld verwacht. De betalingstermijn beschrijft de tijd ertussen. Dit zijn de meest gebruikte:

Zet naast de termijn altijd een concrete datum. ‘Te betalen vóór 14 maart’ is lastiger verkeerd te lezen dan ‘30 dagen’.

Regels omschrijven

Bij de regels ontstaan de meeste vragen. Omschrijf elke regel zo dat iemand die niet bij het project betrokken was, hem begrijpt.

• Schrijf niet ‘Ontwerpwerk’, maar ‘Ontwerp homepage, twee correctierondes’.
• Werk je per uur? Zet de uren bij aantal en het uurtarief bij prijs.
• Voeg data of kenmerken toe als je veel vergelijkbare regels factureert, zoals leverdata of ticketnummers.
• Splits grote opdrachten in fases, zodat de klant ziet wat elk deel kost.

Btw toevoegen

Ben je btw-plichtig, vermeld dan het btw-tarief en het btw-bedrag apart van de prijs. Noem de belasting zoals in je land gebruikelijk is; in onze generator klik je op Btw om het label te veranderen.

Voor sommige situaties gelden speciale regels. Lever je aan een bedrijf in een ander EU-land, dan reken je vaak geen btw en vermeld je ‘btw verlegd’. Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw. Omdat deze regels per land verschillen, kijk je het best op de site van je belastingdienst of vraag je het een boekhouder.

Buitenlandse klanten factureren

Spreek de valuta af voordat je begint. Factureren in de valuta van de klant is handig voor hem, maar het wisselkoersrisico ligt dan bij jou. Factureer je in je eigen valuta, dan ligt het risico bij de klant.

• Vermeld de valuta duidelijk. ‘USD’ in plaats van ‘$’ voorkomt verwarring met Canadese of Australische dollars. Onze generator kan valutacodes tonen.
• Zet de gegevens voor een internationale overboeking erbij, zoals IBAN en SWIFT/BIC.
• Spreek af wie de bankkosten betaalt en vermeld dat in de voorwaarden.

De factuur versturen

Verstuur facturen als pdf. Ze zien er op elk apparaat hetzelfde uit en zijn niet per ongeluk te wijzigen. Gebruik een duidelijk onderwerp zoals ‘Factuur 2026-042 van Studio Lumen, te betalen vóór 14 maart’ en stuur hem naar degene die betaalt, niet alleen naar je contactpersoon. Een kort, vriendelijk bericht met het bedrag en de vervaldatum helpt ook.

Veelgemaakte fouten

• De vervaldatum of betaalgegevens vergeten.
• Factuurnummers dubbel gebruiken of overslaan.
• Vage omschrijvingen die vragen en vertraging opleveren.
• Verkeerde naam of adres van de klant, vooral bij concerns met meerdere bv’s.
• De factuur weken na afronding pas versturen. Factureer zo snel mogelijk.