ज़रूरी बातें
नियम देश के हिसाब से बदलते हैं, पर लगभग हर इनवॉइस में ये होना चाहिए:
- "इनवॉइस" शब्द (या जहाँ ज़रूरी हो वहाँ "टैक्स इनवॉइस")।
- आपके व्यवसाय का नाम, पता और संपर्क जानकारी।
- आपका टैक्स पंजीकरण नंबर, जैसे GSTIN, अगर है।
- ग्राहक का नाम और पता, और व्यवसायों के बीच बिक्री में ज़रूरत हो तो उसका GSTIN।
- एक अनोखा इनवॉइस नंबर।
- इनवॉइस की तारीख और, ज़रूरी हो तो, सप्लाई की तारीख।
- हर आइटम का विवरण, मात्रा और दाम।
- उप-योग, टैक्स की दर और राशि, और कुल देय राशि।
- देय तिथि और भुगतान का तरीका।
इनवॉइस की नंबरिंग
हर इनवॉइस का अपना नंबर होना चाहिए, और नंबर बिना छूटे क्रम में चलने चाहिए। कई देशों में टैक्स विभाग गायब नंबरों पर ध्यान देते हैं, क्योंकि छूटा नंबर किसी अदर्ज बिक्री का संकेत हो सकता है। अगर कोई इनवॉइस रद्द करें, तो उसका नंबर बनाए रखें और उसे मिटाने के बजाय क्रेडिट नोट जारी करें।
आसान फ़ॉर्मेट सबसे अच्छे रहते हैं: लगातार नंबर (INV-0001, INV-0002), हर वित्त वर्ष में फिर से शुरू होने वाला साल वाला नंबर (2026-27/001), या ग्राहक कोड (ACME-014)। हमारा जनरेटर आपके आख़िरी डाउनलोड किए इनवॉइस के आधार पर अगला नंबर अपने-आप सुझाता है।
तारीखें और भुगतान शर्तें
इनवॉइस की तारीख वह दिन है जब आप इसे जारी करते हैं। देय तिथि वह दिन है जब तक आप भुगतान की उम्मीद करते हैं। भुगतान शर्तें इन दोनों के बीच का समय बताती हैं। सबसे आम शर्तें:
| शर्त | मतलब |
|---|---|
| प्राप्ति पर देय | इनवॉइस मिलते ही भुगतान अपेक्षित। |
| 7, 15 या 30 दिन | इनवॉइस की तारीख से 7, 15 या 30 दिन में भुगतान। |
| महीने के अंत तक | जिस महीने इनवॉइस जारी हुआ, उसके अंत तक भुगतान। |
| जल्दी भुगतान पर छूट | जैसे 10 दिन में भुगतान पर 2% छूट, नहीं तो पूरी राशि 30 दिन में। |
शर्त के साथ हमेशा एक पक्की तारीख भी लिखें। "14 मार्च तक देय" को गलत समझना "30 दिन" से मुश्किल है।
आइटम कैसे लिखें
सबसे ज़्यादा सवाल आइटम से ही आते हैं। हर आइटम ऐसे लिखें कि प्रोजेक्ट से बाहर का व्यक्ति भी समझ सके।
- "डिज़ाइन का काम" के बजाय लिखें "होमपेज डिज़ाइन, दो बार बदलाव"।
- घंटे के हिसाब के काम में मात्रा में घंटे और दर में प्रति घंटा शुल्क लिखें।
- बहुत सारे मिलते-जुलते आइटम हों तो तारीख या रेफ़रेंस जोड़ें, जैसे डिलीवरी की तारीखें या टिकट नंबर।
- बड़े काम को चरणों में बाँटें, ताकि ग्राहक हर हिस्से की कीमत देख सके।
टैक्स जोड़ना
अगर आप GST या इसी तरह के टैक्स के लिए पंजीकृत हैं, तो टैक्स की दर और राशि दाम से अलग दिखाएँ। टैक्स का नाम वैसे लिखें जैसे आपके देश में चलता है; हमारे जनरेटर में GST पर क्लिक करके लेबल बदला जा सकता है।
कुछ स्थितियों के अलग नियम होते हैं। भारत में राज्य के भीतर बिक्री पर आमतौर पर CGST और SGST लगते हैं और राज्य के बाहर IGST; विदेश में सेवाओं का निर्यात LUT के साथ बिना टैक्स के हो सकता है। HSN/SAC कोड भी कई मामलों में ज़रूरी होते हैं। ये नियम हर देश के अलग हैं, इसलिए टैक्स विभाग की जानकारी देखें या CA से पूछें।
विदेशी ग्राहकों को इनवॉइस
काम शुरू करने से पहले करेंसी तय करें। ग्राहक की करेंसी में बिल बनाना उसके लिए आसान है, पर विनिमय दर का जोखिम आप पर रहता है। अपनी करेंसी में बिल बनाने से यह जोखिम ग्राहक पर चला जाता है।
- करेंसी साफ़ लिखें। "$" के बजाय "USD" लिखने से कनाडाई या ऑस्ट्रेलियाई डॉलर से भ्रम नहीं होता। हमारा जनरेटर करेंसी कोड दिखा सकता है।
- अंतरराष्ट्रीय ट्रांसफ़र के लिए ज़रूरी बैंक विवरण दें, जैसे SWIFT कोड और खाता संख्या।
- बैंक शुल्क कौन देगा, यह तय करें और शर्तों में लिखें।
इनवॉइस भेजना
इनवॉइस PDF में भेजें; ये हर डिवाइस पर एक जैसे दिखते हैं और गलती से बदले नहीं जाते। "Studio Lumen का इनवॉइस INV-0042, 14 मार्च तक देय" जैसी साफ़ ईमेल विषय-पंक्ति रखें, और इसे उस व्यक्ति को भेजें जो भुगतान करता है, सिर्फ़ उसे नहीं जिसके साथ आपने काम किया। राशि और देय तिथि के साथ एक छोटा, विनम्र संदेश भी मदद करता है।
आम गलतियाँ
- देय तिथि या भुगतान जानकारी भूल जाना।
- इनवॉइस नंबर दोहराना या छोड़ देना।
- अस्पष्ट विवरण, जिनसे सवाल और देरी होती है।
- ग्राहक का गलत नाम या पता, ख़ासकर कई कंपनियों वाले समूहों में।
- काम खत्म होने के हफ़्तों बाद इनवॉइस भेजना। जितनी जल्दी हो सके इनवॉइस भेजें।
अब आज़माने के लिए तैयार हैं? कुछ ही मिनटों में मुफ़्त इनवॉइस बनाएँ।