Cách lập hóa đơn

Những điều cốt lõi

Yêu cầu khác nhau tùy nước, nhưng hầu hết hóa đơn nên có:

• Chữ "Hóa đơn" (hoặc tên gọi theo quy định của nước bạn).
• Tên doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin liên hệ của bạn.
• Mã số thuế của bạn nếu có.
• Tên và địa chỉ khách hàng, cùng mã số thuế của họ khi bán cho doanh nghiệp nếu cần.
• Một số hóa đơn duy nhất.
• Ngày lập hóa đơn và, nếu cần, ngày giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
• Mô tả, số lượng và giá của từng mục.
• Cộng tiền hàng, thuế suất và tiền thuế, cùng tổng số tiền phải trả.
• Hạn và phương thức thanh toán.

Đánh số hóa đơn

Mỗi hóa đơn cần một số riêng, và các số phải liên tục, không bỏ trống. Ở nhiều nước, cơ quan thuế chú ý đến số bị thiếu vì đó có thể là dấu hiệu doanh thu không được ghi nhận. Nếu hủy một hóa đơn, hãy giữ số của nó và lập giấy báo có thay vì xóa đi.

Định dạng đơn giản là tốt nhất: số liên tục (INV-0001, INV-0002), tiền tố năm bắt đầu lại mỗi năm (2026-001), hoặc mã khách hàng (ACME-014). Công cụ của chúng tôi tự gợi ý số tiếp theo dựa trên hóa đơn bạn tải gần nhất.

Ngày tháng và điều khoản thanh toán

Ngày hóa đơn là ngày bạn lập. Hạn thanh toán là ngày bạn mong nhận tiền. Điều khoản thanh toán mô tả khoảng thời gian giữa hai ngày đó. Phổ biến nhất là:

Luôn ghi một ngày cụ thể bên cạnh điều khoản. "Hạn ngày 14 tháng 3" khó hiểu sai hơn "30 ngày".

Viết các mục

Hầu hết câu hỏi đều đến từ các mục. Hãy mô tả mỗi mục sao cho người ngoài dự án cũng hiểu được.

• Thay vì "Công việc thiết kế", hãy viết "Thiết kế trang chủ, hai lần chỉnh sửa".
• Với việc tính theo giờ, ghi số giờ vào số lượng và giá mỗi giờ vào đơn giá.
• Thêm ngày hoặc mã tham chiếu khi có nhiều mục giống nhau, như ngày giao hàng hay mã yêu cầu.
• Chia việc lớn thành giai đoạn để khách thấy chi phí từng phần.

Thêm thuế

Nếu bạn kê khai thuế GTGT hoặc loại thuế tương tự, hãy ghi thuế suất và tiền thuế tách riêng khỏi giá. Gọi thuế theo tên ở nước bạn; trong công cụ của chúng tôi, bấm vào Thuế GTGT để đổi nhãn.

Một số trường hợp có quy định riêng. Ở Việt Nam, hóa đơn GTGT có giá trị pháp lý phải là hóa đơn điện tử lập qua hệ thống được cơ quan thuế chấp nhận; dịch vụ xuất khẩu có thể áp thuế suất 0%. Ở các nước khác, bán cho doanh nghiệp nước ngoài có thể áp dụng cơ chế "reverse charge". Vì các quy định này tùy từng nước, hãy kiểm tra hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc hỏi kế toán.

Lập hóa đơn cho khách hàng nước ngoài

Thống nhất loại tiền trước khi bắt đầu. Lập hóa đơn bằng tiền của khách thuận tiện cho họ, nhưng bạn chịu rủi ro tỷ giá. Lập bằng tiền của bạn thì rủi ro chuyển sang khách.

• Ghi rõ loại tiền. Viết "USD" thay vì "$" tránh nhầm với đô la Canada hay Úc. Công cụ của chúng tôi có thể hiển thị mã tiền tệ.
• Ghi thông tin cần cho chuyển khoản quốc tế, như mã SWIFT và số tài khoản.
• Thống nhất ai chịu phí ngân hàng và ghi vào điều khoản.

Gửi hóa đơn

Gửi hóa đơn dạng PDF: hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị và khó bị sửa nhầm. Đặt tiêu đề email rõ ràng như "Hóa đơn INV-0042 từ Studio Lumen, hạn 14/3", và gửi cho người trả tiền chứ không chỉ người bạn làm việc cùng. Một lời nhắn ngắn, lịch sự kèm số tiền và hạn thanh toán cũng giúp ích.

Lỗi thường gặp

• Quên hạn thanh toán hoặc thông tin thanh toán.
• Dùng trùng hoặc bỏ qua số hóa đơn.
• Mô tả mơ hồ, gây ra câu hỏi và chậm trễ.
• Sai tên hoặc địa chỉ khách hàng, nhất là ở tập đoàn có nhiều công ty.
• Gửi hóa đơn vài tuần sau khi xong việc. Hãy lập hóa đơn càng sớm càng tốt.