Como fazer faturas

O essencial

As exigências mudam de país para país, mas quase toda fatura deve trazer:

• A palavra “Fatura” (ou a denominação exigida no seu país).
• O nome ou razão social do seu negócio, endereço e contato.
• Seu número fiscal, como CNPJ, CPF ou NIF.
• O nome e o endereço do cliente e, em vendas entre empresas, o número fiscal dele quando exigido.
• Um número de fatura único.
• A data de emissão e, se for o caso, a data de entrega ou da prestação do serviço.
• Descrição, quantidade e preço de cada item.
• Subtotal, alíquota e valor do imposto, e o total a pagar.
• O vencimento e a forma de pagamento.

Numerar as faturas

Cada fatura precisa do seu próprio número, e a numeração deve ser sequencial e sem saltos. Em muitos países o fisco procura lacunas, porque um número faltando pode indicar uma venda não declarada. Se cancelar uma fatura, mantenha o número e emita uma nota de crédito em vez de apagá-la.

Formatos simples funcionam melhor: um número sequencial (FAT-0001, FAT-0002), um prefixo de ano que recomeça a cada ano (2026-001) ou um código de cliente (ACME-014). Nosso gerador sugere automaticamente o próximo número com base na última fatura baixada.

Datas e condições de pagamento

A data da fatura é o dia em que você a emite. O vencimento é quando você espera receber. As condições de pagamento descrevem o prazo entre as duas. As mais comuns são:

Escreva sempre uma data concreta além do prazo. “Vence em 14 de março” é mais difícil de interpretar errado do que “30 dias”.

Descrever os itens

Os itens são a origem da maioria das dúvidas. Descreva cada um de forma que alguém de fora do projeto entenda.

• Em vez de “Trabalho de design”, escreva “Design da página inicial, duas rodadas de ajustes”.
• Para trabalho por hora, coloque as horas como quantidade e o valor da hora como preço.
• Inclua datas ou referências ao cobrar muitos itens parecidos, como datas de entrega ou números de chamado.
• Divida trabalhos grandes em etapas para o cliente ver quanto custa cada parte.

Incluir impostos

Se você recolhe imposto sobre a venda, como IVA, ISS ou ICMS, mostre a alíquota e o valor separados do preço. Use o nome do imposto do seu país; no nosso gerador, clique em Imposto e troque pelo nome correto.

Algumas situações têm regras próprias. No Brasil, a emissão de nota fiscal eletrônica costuma ser obrigatória e os impostos dependem do regime tributário, como o Simples Nacional ou o MEI. Na União Europeia, vendas a empresas de outro país podem usar a “autoliquidação”. Como essas regras variam, consulte o fisco do seu país ou um contador.

Faturar para clientes no exterior

Combinem a moeda antes de começar. Faturar na moeda do cliente é cômodo para ele, mas o risco de câmbio fica com você. Faturar na sua moeda passa esse risco ao cliente.

• Deixe a moeda clara. Escrever “USD” em vez de “$” evita confusão com outros dólares e pesos. Nosso gerador pode mostrar os códigos de moeda.
• Inclua os dados para transferência internacional, como IBAN e código SWIFT/BIC.
• Combinem quem paga as tarifas bancárias e mencione isso nas condições.

Enviar a fatura

Envie as faturas em PDF: elas ficam iguais em qualquer aparelho e são difíceis de alterar por engano. Use um assunto claro, como “Fatura FAT-0042 do Estúdio Lumen, vence em 14 de março”, e mande para quem paga, não só para quem trabalhou com você. Uma mensagem curta e simpática com o valor e o vencimento também ajuda.

Erros comuns

• Esquecer o vencimento ou os dados de pagamento.
• Repetir ou pular números de fatura.
• Descrições vagas que geram perguntas e atrasos.
• Nome ou endereço do cliente errados, principalmente em grupos com várias empresas.
• Enviar a fatura semanas depois de terminar o trabalho. Fature o quanto antes.