청구서 작성법

기본 항목

요건은 나라마다 다르지만, 거의 모든 청구서에 다음 항목이 들어가야 합니다.

• "청구서" 또는 "Invoice"라는 제목(또는 나라에서 정한 명칭).
• 상호, 주소, 연락처.
• 사업자등록번호 등 세금 등록 번호(해당 시).
• 청구 대상의 이름과 주소, 사업자 간 거래라면 필요 시 상대방의 사업자등록번호.
• 고유한 청구서 번호.
• 발행일과, 필요하면 공급일(납품일·용역 제공일).
• 품목별 설명, 수량, 가격.
• 공급가액, 세율과 세액, 청구 합계.
• 결제 기한과 결제 방법.

청구서 번호 매기기

청구서마다 고유 번호를 붙이고, 번호는 빠짐없이 이어져야 합니다. 많은 나라의 세무 당국은 빠진 번호를 눈여겨봅니다. 기록되지 않은 매출을 뜻할 수 있기 때문입니다. 청구서를 취소할 때도 번호는 남겨 두고, 삭제하는 대신 수정 문서를 발행하세요.

간단한 형식이 가장 좋습니다. 일련번호(INV-0001, INV-0002), 해마다 새로 시작하는 연도 접두어(2026-001), 고객 코드(ACME-014) 등이 있습니다. 저희 생성기는 마지막으로 다운로드한 청구서를 바탕으로 다음 번호를 자동으로 제안합니다.

날짜와 결제 조건

발행일은 청구서를 발행한 날, 결제 기한은 대금을 받기로 한 날입니다. 결제 조건은 그 사이의 기간을 나타냅니다. 자주 쓰는 조건은 다음과 같습니다.

조건과 함께 구체적인 날짜도 꼭 적으세요. "3월 14일까지"는 "30일 이내"보다 오해할 여지가 적습니다.

품목 작성하기

질문은 대부분 품목에서 나옵니다. 프로젝트를 모르는 사람이 읽어도 이해할 수 있게 적으세요.

• "디자인 작업" 대신 "메인 페이지 디자인, 수정 2회"라고 적으세요.
• 시간제 작업이라면 수량에 시간, 단가에 시간당 요금을 넣으세요.
• 비슷한 품목이 많다면 납품일이나 요청 번호 같은 참조 정보를 덧붙이세요.
• 큰 작업은 단계별로 나눠 각 부분의 비용이 보이게 하세요.

세금 추가하기

부가세 등 과세 사업자라면 세율과 세액을 가격과 따로 표시하세요. 세금 이름은 나라에서 쓰는 명칭으로 적으면 됩니다. 저희 생성기에서는 "부가세"를 클릭해 라벨을 바꿀 수 있습니다.

특별한 규칙도 있습니다. 한국에서 사업자 간 거래의 세무 증빙은 국세청 홈택스나 연동된 시스템으로 발급하는 전자세금계산서이며, 법인 등은 발급이 의무입니다. 해외 기업에 제공하는 용역은 영세율이 적용될 수 있고, 유럽연합에서는 "역발행 과세(reverse charge)"가 적용되기도 합니다. 규칙은 나라마다 다르므로 세무 당국의 안내를 확인하거나 세무사에게 문의하세요.

해외 고객에게 청구하기

작업을 시작하기 전에 통화를 정하세요. 고객의 통화로 청구하면 고객에게는 편하지만 환율 위험은 내가 집니다. 내 통화로 청구하면 그 위험이 고객에게 넘어갑니다.

• 통화를 분명히 적으세요. "$" 대신 "USD"라고 쓰면 캐나다 달러나 호주 달러와 헷갈리지 않습니다. 저희 생성기는 통화 코드로 표시할 수 있습니다.
• 해외 송금에 필요한 정보(SWIFT 코드, 계좌 번호 등)를 적으세요.
• 송금 수수료를 누가 낼지 정하고 조건란에 적으세요.

청구서 보내기

청구서는 PDF로 보내세요. 어떤 기기에서도 똑같이 보이고 실수로 바뀔 일도 없습니다. "[청구서] Studio Lumen INV-0042 (3월 14일 기한)"처럼 알기 쉬운 제목을 쓰고, 함께 일한 사람뿐 아니라 결제를 담당하는 사람에게도 보내세요. 금액과 기한을 담은 짧고 정중한 메시지도 도움이 됩니다.

흔한 실수

• 결제 기한이나 입금 정보를 빠뜨림.
• 청구서 번호 중복 또는 누락.
• 질문과 지연을 부르는 모호한 설명.
• 고객 이름이나 주소 오류(특히 계열사가 많은 기업).
• 작업이 끝나고 몇 주 뒤에야 청구. 가능한 한 빨리 발행하세요.